
מבנה ארגוני אמור לשקף, בראש ובראשונה, את ייעוד החברה, מטרותיה והאסטרטגיה העסקית שלה. תרשים של מבנה ארגוני יכול לספק תמונת מצב בהירה ומהירה ומשמש כלי תומך נהדר בקבלת החלטות, מאחר שהוא מספק מידע חזותי על נושאים שונים, מאסטרטגיה, דרך תפעול, תהליכי עבודה, ועד לסוגיות ניהוליות.
המבנה הארגוני משקף את פעילות החברה. מכיוון שפעילות החברה נגזרת מהמטרה שלה - המבנה הארגוני אמור לשקף גם את מטרת החברה.
למשל, אם המטרה היא לספק שירות כלשהו ללקוחות, חלק הארי של העובדים צריכים להיות בתפקידי שירות עם הפנים ללקוח. אם מטרת החברה היא לפתח חיסונים ותרופות, רוב העובדים יהיו בתפקידי מחקר ופיתוח, וכד'.
דוגמא לבעיה מרכזית שאפשר לראות פעמים רבות בהקשר זה, היא ריבוי תפקידים בתחומי פעילות שאינם בהכרח מקדמים את מטרת החברה. למשל בחברה שמטרתה שירות לקוחות, ויש בה תפקידי מטה ודרגי ניהול רבים, עובדי השירות ייאלצו להקדיש חלק ניכר מזמנם לתהליכי דיווח, ויקדישו פחות מזמנם לשירות הלקוחות, כתוצאה מכך תהליכי העבודה יהפכו למורכבים יותר, פעילות החברה תהפוך להיות מסורבלת יותר, השירות (שנזכיר שהוא מטרת החברה) ייפגע, וייווצרו הוצאות מיותרות.
בארגונים גדולים המבנה הארגוני הוא מורכב יותר מטבע הדברים. אבל הוא גם משקף פעילות שהיא מורכבת יותר מעצם הווייתה. הרעיון הוא שהמבנה הארגוני צריך להיות הפשוט ביותר האפשרי.
כשהמבנה הארגוני מורכב מדי, זה מתכון כמעט בטוח לחיכוכים בין פונקציות שונות בחברה ואפילו לחיכוכים בין עובדים. מטבע הדברים, הצורך בפתרון לחיכוכים אלה יובא לפיתחה של ההנהלה, שתשומת הלב שלה תוסט לפתרון בעיות ולכיבוי שריפות במקום לקידום החברה.
אז טיפ לבדיקת "עשה זאת בעצמך" של המבנה הארגוני: לשם כך נדרש תרשים מעודכן של המבנה הארגוני של החברה, מומלץ ביותר שהוא יהיה זמין על שולחן העבודה.
מבט על התרשים לרוב יראה בבירור מהו התחום שנראה הכי דומיננטי, הכי גדול. איפה נמצא רוב כוח האדם? האם אכן הוא משובץ בתחומי פעילות שמקדמים את מטרת החברה? מה הפרופורציות בין התחומים השונים?
לאחר מכן שאלו את עצמכם האם המבנה הנוכחי של החברה, והפרופורציות בין התחומים השונים הם בהלימה למטרות החברה ומאפשרים לה להתפתח בהתאם לאסטרטגיה ולמטרות שלה?
התמונה שתעלה מבדיקה כזאת תעזור להתמקד במטרה, וגם לראות את הדרך אליה בצורה בהירה יותר. בדרך כלל אחרי בחינה כזאת של המבנה הארגוני ניתן להבין בצורה טובה יותר תהליכים שמתרחשים בחברה ברבדים שונים, וגם להבין בצורה בהירה יותר איפה צריך להתמקד, איפה נדרשת תוספת עובדים ואיפה לא, איפה נדרש יותר קשב ניהולי, וכד'.
מבנה ארגוני פשוט, המותאם למטרות החברה, מקל על תהליכי עבודה ותורם לניהול טוב יותר.
תעשו סדר. זה יאפשר לכם לגדול נכון.
Comments