כמה עובדים אפשר לנהל באופן ישיר?

איך קובעים את מוטת השליטה בארגון? איך יוצרים חלוקה נכונה של צוותים ויוצרים מבנה ארגוני נכון שישרת את החברה בצורה הטובה ביותר? שלושה גורמים שחייבים להתייחס אליהם.

אחת השאלות שיש להתייחס אליהן בקבלת החלטה לגבי מבנה ארגוני היא כמה אנשים אדם אחד יכול לנהל באופן ישיר?

נתחיל בספוילר: אין מספר קסם. כל מספר תופס. באופן מאוד כללי ניתן לדבר על שלושה גורמים:

1. סוג הארגון

2. סוג העבודה של העובדים

3. סוג הניהול שנדרש מהמנהל.

ההחלטה בנושא צריכה להתבסס על מאפייני התפקיד של העובדים ועל מאפייני התפקיד של המנהלים על פני הרצף במספר גורמים, כאשר מה שקובע זה השילוב במיקום על הרצף בין הגורמים האלה.

1. סוג הארגון – גודלו ואופיו (רשמי או לא רשמי) – המשתנים שקשורים בארגון כרוכים אחד בשני ולכן אתייחס אליהם כאן כמקשה אחת: ככל שאופי הארגון הוא פחות רשמי ושיטת הדיווח היא פחות רשמית, המשמעות היא שמבנה החברה שטוח יותר, כלומר יותר עובדים פר מנהל. יחד עם זאת, והנה כבר דוגמא טובה לכך שלא ניתן לקבל החלטה לפני שבוחנים את כל הגורמים ולא מקבלים החלטה על סמך גורם אחד בלבד: בחברות הייטק למשל, שם מקובל מבנה ארגוני שטוח, המשימות הן ברמת שוני וברמת מורכבות גבוהה, וההתנהלות היא בסביבה מאוד דינאמית, מה שעשוי לחייב את המנהל להקדיש זמן רב לכל עובד, ולכן היכולת לנהל מבנה שטוח תחזיק מעמד רק כאשר החברה קטנה יחסית. זו דוגמא לכך שקשה להפריד בין המשתנה של גודל הארגון לבין אופיו. נחזור לכך בהמשך.

2. סוג העבודה שנדרש מהעובדים -

א. האם כל העובדים מבצעים את אותה פעולה או שכל עובד מבצע סוג פעילות אחר?

ככל שיותר עובדים מבצעים את אותו סוג פעילות, המשמעות היא שניתן למסד תהליכי עבודה ונהלי עבודה קבועים, בתהליך עבודה מסודר, כאשר ההנחיות שניתנות לכל העובדים הן זהות ואחידות לכולם. במקרה כזה תפקידו של המנהל יכלול בעיקר היבטים של פיקוח, תיאום ופתרון בעיות, וזה אפשרי לנהל עובדים רבים יותר.

ב. מהי רמת המורכבות של המשימות, והאם תהליך העבודה הוא סטנדרטי ומובנה, או משתנה?

האם סוג התפקיד מחייב תקופת חניכה מוגדרת שלאחריה נדרשים הנחיה מדי פעם ופיקוח? או שמדובר בעבודה משתנה, שמחייבת חשיבה אסטרטגית, ולכן גם הנחיה צמודה ומתמשכת מצד המנהל לכל אורך הזמן? לכך יש כמובן השפעה על הזמן שהניהול וההנחיה דורשים מהמנהל, שיידרש להשקיע זמן רב בניהול ויהיה לו פחות זמן לביצוע העבודה שלו.

ככל שרמת המורכבות בתפקיד היא גבוהה יותר, כך נדרשת יותר זמינות של המנהל להנחיה ופתרון בעיות מורכבות, רמת המקצועיות שנדרשת מהמנהל היא גבוהה יותר, ומכיוון שהצורך להקדיש זמן רב יותר לכל עובד גדל, כך היכולת לנהל כמות גדולה יותר של עובדים קטנה.

3. סוג הניהול שנדרש מהמנהל -

כאמור, כאשר המשימות של העובדים הן רוטיניות יותר, ברמת מורכבות נמוכה, המיומנויות הנדרשות לניהול הן בעיקר תיאום ופיקוח. בדרך כלל יש פחות צורך בפתרון בעיות מורכבות ולכן היכולת לנהל מוטת שליטה רחבה יותר – גדלה.

ככל שהמשימות הן ברמת מורכבות גבוהה יותר וככל שהן ברמת שונות גבוהה יותר, נדרש יותר זמן להנחיה ולפתרון בעיות מורכבות. היכולת לקיים תהליכי דיווח אחידים וסדירים פוחתת, הצורך באינטראקציה בין המנהל לעובדים גדל, הצורך בהכוונה אישית ובהתייחסות למשימות של העובד גדל, ולכן היכולת לנהל כמות גדולה של עובדים (באופן אפקטיבי ותוך יכולת לתת לכל אחד את תשומת הלב הנדרשת – קטנה).

קבלת ההחלטה חייבת להתבסס על התייחסות לכל הגורמים. אם נחזור לדוגמא שלנו מהסעיף הראשון: בחברת הייטק קטנה (עד כעשרים עובדים) המבנה יהיה בדרך כלל שטוח בגלל האופי הבלתי פורמאלי של החברה, ולמרות תהליכי הדיווח הבלתי פורמאליים – מוטת השליטה של המנהל תהיה רחבה יחסית. כאשר חברה כזאת תגדל מעבר לכך, ולמרות שהיא בעלת אופי לא פורמאלי ותהליכי דיווח לא פורמאליים – רמת המורכבות בניהול תחייב יצירת מוטת שליטה מהודקת יותר, בשל הצורך בפתרון בעיות מורכבות, בחשיבה אסטרטגית וכד'.

באופן עקרוני, ככל שרמת המשימות של הארגון מורכבת יותר, המשימות אינן רוטיניות ודורשות התייחסות ספציפית פר משימה – כך מוטת השליטה נמוכה יותר (לרוב, עד 7 עובדים נחשב למוטת שליטה סבירה).

בארגונים שהמשימות בהם רוטיניות יותר ניתן להגדיל את מוטת השליטה באופן משמעותי, אך חשוב לקחת בחשבון שבכל מקום שבו המשימות הן מורכבות יותר, תידרש תשומת לב רבה יותר של המנהל לעובדים ולמשימות, ולכן צריך לייצר מוטת שליטה כזאת שמאפשרת לו לתת את ההתייחסות הנדרשת. כאשר הדבר לא קורה ומוטת השליטה רחבה מדי – זה עלול לפגוע גם בעובדים, גם במנהלים וגם בארגון. בעובדים – משום שהם לא יקבלו את תשומת הלב הנדרשת. לכך יש השפעה לא רק על אופן הביצוע של המשימות על ידי העובדים אלא גם על רמת המחוברות שלהם. על המנהלים – משום שגם המנהלים המוכשרים ביותר עלולים להיכשל בתפקידם אם לא יינתנו להם הכלים המתאימים, והארגון – משום שהמשימות לא ינוהלו בצורה מיטבית.

לכן, כדי לשמור על אפקטיביות ויעילות מירביים חשוב ליצור מוטת שליטה שתאפשר רמה מתאימה של אינטראקציה בין העובדים לבין המנהלים.

תעשו סדר. זה יאפשר לכם לגדול נכון.

יש לך שאלה? כאן שולחים לי הודעה, וכאן קובעים איתי פגישה.