
תיאורי תפקיד משמשים לרוב ככלי פרסומי לגיוס עובדים. זה תפקידם המרכזי, בוודאי במגזר הפרטי. אבל חשוב להבין שתיאורי תפקיד הם לא רק כלי פרסומי, אלא כלי ניהולי.
לכתיבת תיאורי תפקיד לכל התפקידים בחברה, ולא רק לפני פרסום לצורך גיוס, יש שני יתרונות מרכזיים:
1. הגדרת גבולות גזרה. חלוקת העבודה ותחומי האחריות במסגרת התפקיד מתבצעים בצורה שונה בארגונים שונים, הדבר תלוי בגודל החברה, בשלב ההתפתחותי שלה ואפילו בתחום הפעילות.
תיאורי התפקיד מאפשרים לנו להגדיר את גבולות הגזרה בין תפקידים שונים המתממשקים אחד עם השני, וכך לאפשר לעבודה להתנהל בצורה חלקה יותר בממשקים שבין הגורמים השונים, למנוע חילוקי דעות ואף לקבוע מנגנונים המסדירים מראש דרכי פתרון במידה וחילוקי דעות כאלה יעלו.
2. נייטרליות. תיאורי התפקיד מאפשרים להנהלה לבחון את המבנה הארגוני במבט על, במנותק (ככל האפשר) מהאנשים הנמצאים בתפקיד. הרי ידוע שהאנשים יוצרים את התפקיד, וכל תפקיד ייווצר בהתאם לדמותו של האדם המבצע אותו, וגם בהתאם לנסיבות באותה עת.
לכן, הגדרה ברורה של המבנה הארגוני והגדרת תיאורי תפקיד של כל התפקידים בתוכו יאפשרו למנהל התבוננות ניטראלית יותר על כל התפקידים בחברה ועל אופן הביצוע שלהם בהתאם לייעוד של התפקיד ושל החברה. באופן זה תיאורי התפקיד יכולים לשמש ככלי תומך בתהליכי קבלת החלטות.
חשוב גם לציין שמסיבות אלה תיאורי תפקיד משמשים פעמים רבות את בתי המשפט ביישוב סכסוכים במקום העבודה.
ישנן מספר שיטות לכתיבת תיאורי תפקיד, המבוססות על מתודולוגיות שונות, בתהליכים הכוללים ראיונות עם בעל התפקיד, מנהלים ובעלי תפקיד אחרים. מבלי להיכנס לעומק למתודולוגיות השונות ולאופן הגדרת התפקיד, אציין שני עקרונות מרכזיים שחשוב שילוו את התהליך:
1. שמירה על גמישות - תמיד קיים מתח בין הצורך להגדיר את התפקיד באופן מדויק, כאמור, כדי להסדיר תהליכי עבודה חלקים ככל הניתן ולמנוע מראש חילוקי דעות שעלולים להתרחש בעתיד, לבין הצורך לכתוב אותו באופן פתוח שייקח בחשבון שינויים עתידיים. חשוב להגדיר את תחומי האחריות העיקריים ואת המשימות המרכזיות, אבל לשמור על גמישות שתאפשר להתמודד עם שינויים ארגוניים, טכנולוגיים או אחרים.
2. כמה שיותר פשוט (Keep it simple) - במקביל לניסיון לשמור על הגדרה מדויקת של התפקיד, הגדרת תחומי האחריות צריכה להיות מנוסחת באופן קצר וברור, שיהיה מובן גם למי שאינו מגיע מתוך החברה. לכל חברה/ תעשייה יש עולם מושגים האופייני לה, ותיאור התפקיד צריך להיות מנוסח באופן שיהיה ברור גם למי שמגיע מתעשיות אחרות.
כתיבת תיאורי תפקיד היא מסוג הדברים שאף פעם לא נראים דחופים. לעיתים גם תהליך הכתבה שלהם כרוך בצורך לקבל הכרעות לגבי גבולות גזרה, ולכן יש שמעדיפים להימנע מכך. אבל הגדרה נכונה שלהם היא בדיוק מסוג הדברים שיכולים לחסוך הרבה בעיות בהמשך.
תעשו סדר. זה יאפשר לכם לגדול נכון.
Comments