תיאורי תפקיד ככלי ניהולי

תיאורי תפקיד משמשים פעמים רבות לצורך גיוס עובדים, אבל הערך שלהם הוא הרבה מעבר לכך. הגדרת תפקיד ברורה היא גם כלי ניהולי: היא מסייעת להגדיר תחומי אחריות, סמכויות וממשקי עבודה, וליצור בהירות לגבי המקום של כל תפקיד בתוך המבנה הארגוני.

למה תיאורי תפקיד חשובים גם מעבר לגיוס עובדים?

תיאורי תפקיד משמשים לרוב ככלי פרסומי לגיוס עובדים. זה תפקידם המרכזי, בוודאי במגזר הפרטי. אבל חשוב להבין שתיאורי תפקיד הם לא רק כלי פרסומי, אלא כלי ניהולי.

שני יתרונות ניהוליים של הגדרת תפקידים:

לכתיבת תיאורי תפקיד לכל התפקידים בחברה, ולא רק לפני פרסום לצורך גיוס, יש שני יתרונות מרכזיים:

1. הפרדת גבולות גזרה ותחומי אחריות.

חלוקת העבודה ותחומי האחריות במסגרת התפקיד מתבצעים בצורה שונה בארגונים שונים, הדבר תלוי בגודל החברה, בשלב ההתפתחותי שלה ואפילו בתחום הפעילות.

תיאורי התפקיד מאפשרים לנו להגדיר את גבולות הגזרה בין תפקידים שונים המתממשקים אחד עם השני, וכך לאפשר לעבודה להתנהל בצורה חלקה יותר בממשקים שבין הגורמים השונים, למנוע חילוקי דעות ואף לקבוע מנגנונים המסדירים מראש דרכי פתרון במידה וחילוקי דעות כאלה יעלו.

2. בחינת התפקיד באופן נפרד מהאדם שממלא אותו.

תיאורי התפקיד מאפשרים להנהלה לבחון את המבנה הארגוני במבט על, במנותק (ככל האפשר) מהאנשים הנמצאים בתפקיד. הרי ידוע שהאנשים יוצרים את התפקיד, וכל תפקיד ייווצר בהתאם לדמותו של האדם המבצע אותו, וגם בהתאם לנסיבות באותה עת.

לכן, הגדרה ברורה של המבנה הארגוני והגדרת תיאורי תפקיד של כל התפקידים בתוכו יאפשרו למנהל התבוננות ניטראלית יותר על כל התפקידים בחברה ועל אופן הביצוע שלהם בהתאם לייעוד של התפקיד ושל החברה. באופן זה תיאורי התפקיד יכולים לשמש ככלי תומך בתהליכי קבלת החלטות.

מה חשוב להגדיר בתיאור תפקיד?

תיאור תפקיד צריך להבהיר את ייעוד התפקיד, תחומי האחריות המרכזיים, הסמכויות הנלוות אליו, הכפיפות וממשקי העבודה עם בעלי תפקידים אחרים. בהתאם לאופי התפקיד, אפשר להגדיר גם תוצאות או מדדי הצלחה מרכזיים. המטרה אינה לייצר רשימה מפורטת של כל משימה אפשרית, אלא ליצור מסגרת ברורה שבתוכה בעל התפקיד יכול לפעול.

שני עקרונות לכתיבת תיאור תפקיד שעובד

ישנן מספר שיטות לכתיבת תיאורי תפקיד, המבוססות על מתודולוגיות שונות, בתהליכים הכוללים ראיונות עם בעל התפקיד, מנהלים ובעלי תפקיד אחרים. מבלי להיכנס לעומק למתודולוגיות השונות ולאופן הגדרת התפקיד, אציין שני עקרונות מרכזיים שחשוב שילוו את התהליך:

1.לשמור על גמישות

תמיד קיים מתח בין הצורך להגדיר את התפקיד באופן מדויק, כאמור, כדי להסדיר תהליכי עבודה חלקים ככל הניתן ולמנוע מראש חילוקי דעות שעלולים להתרחש בעתיד, לבין הצורך לכתוב אותו באופן פתוח שייקח בחשבון שינויים עתידיים. חשוב להגדיר את תחומי האחריות העיקריים ואת המשימות המרכזיות, אבל לשמור על גמישות שתאפשר להתמודד עם שינויים ארגוניים, טכנולוגיים או אחרים.

2. לשמור על פשטות ובהירות (Keep it simple)

במקביל לניסיון לשמור על הגדרה מדויקת של התפקיד, הגדרת תחומי האחריות צריכה להיות מנוסחת באופן קצר וברור, שיהיה מובן גם למי שאינו מגיע מתוך החברה. לכל חברה/ תעשייה יש עולם מושגים האופייני לה, ותיאור התפקיד צריך להיות מנוסח באופן שיהיה ברור גם למי שמגיע מתעשיות אחרות.

כתיבת תיאורי תפקיד היא מסוג הדברים שאף פעם לא נראים דחופים. לעיתים גם תהליך הכתיבה שלהם כרוך בצורך לקבל הכרעות לגבי גבולות גזרה, ולכן יש שמעדיפים להימנע מכך. אבל הגדרה נכונה שלהם היא בדיוק מסוג הדברים שיכולים לחסוך הרבה בעיות בהמשך.

תיאור תפקיד טוב הוא הרבה יותר ממסמך פורמלי. כשהוא מגדיר בצורה ברורה אחריות, סמכות וממשקי עבודה, הוא יוצר בהירות שמסייעת גם לעובדים וגם למנהלים לפעול בצורה מדויקת ועצמאית יותר. במובן הזה, הגדרת תפקידים היא חלק חשוב מהתשתית הארגונית שמאפשרת עבודה טובה וצמיחה לאורך זמן.