מה משתנה כשהחברה גדלה? 5 תחומים שדורשים תשומת לב ניהולית.
עודכן: 8 באוק׳
זה מתחיל מהתרגשות כזאת של התחלה, של בנייה של משהו חדש. זה לא שההתחלה היא קלה, אבל יש אווירה טובה. כולם עובדים ביחד, חדורי מטרה, וכל אחד יודע מה הוא עושה ומה האחרים עושים, אפילו שכולם עושים הכל. ואחרי כמה זמן פתאום צריך להתמודד עם מאבקי כוח בין עובדים, עם עובדים שפעם היו מצוינים ועכשיו לא מצליחים לעמוד במשימות, וכל היום כיבוי שריפות ומשברים. איך זה קורה? מה השתנה? האם אפשר למנוע את זה? ומה אפשר לעשות?
ככל שחברה גדלה ומתפתחת, משתנים בה בהדרגה גם המשימות, התפקידים, תהליכי העבודה, ההרכב האנושי והאופן שבו מידע עובר בארגון. השינויים האלה קשורים זה בזה, ולכן שינוי בתחום אחד משפיע פעמים רבות גם על האחרים.
השינוי עצמו הוא חלק טבעי מצמיחה והתפתחות. האתגר הניהולי הוא לזהות בזמן מה כבר השתנה, להבין את ההשלכות, ולהתאים את דרכי העבודה למציאות החדשה.
הנה חמישה תחומים שכדאי לבחון לאורך הדרך.
1. שינוי במשימות
ככל שהחברה גדלה ומתפתחת - המשימות משתנות. צריך לפנות לקהל יעד חדש, להרחיב תחומי פעילות, תחומי פעילות אחרים מתגלים כפחות מניבים, הזדמנויות חדשות מגיעות וכיווני צמיחה אחרים מופיעים.
כל ארגון חפץ חיים צריך להיות עירני להזדמנויות ולשינויים בשוק, ולהתאים את עצמו. חברה שאינה מתאימה את עצמה לאורך זמן לשינויים בשוק, במשימות ובצרכים שלה עלולה להתקשות לשמור על האפקטיביות ועל יכולת הצמיחה שלה. ולכל שינוי כזה במשימות של החברה יש פוטנציאל השפעה על כל מה שנגזר מהמשימות:
2. שינוי בתפקידים ובתחומי האחריות
ככל שהמשימות של החברה משתנות, צריך לעשות שינוי בתפקידים כדי להתמודד עם המשימות האלה. צריך להוסיף תפקידים שלא היו קיימים עד היום, אולי לפצל או לבטל תפקידים מסוימים. גם תפקידים שנראו מאוד מוגדרים עלולים להשתנות בגלל משימות חדשות שמתווספות, או בגלל צורך לפנות לקהל אחר או להשתמש בפלטפורמות חדשות.
בשלב הזה יכולים להופיע שני סוגים מרכזיים של בעיות:
א. קושי של עובדים להתאים את עצמם לתפקיד החדש - עובד רגיל לבצע תפקיד בצורה מסוימת. לפעמים קשה לו לעשות שינוי, לפעמים הוא לא יודע איך לעשות את זה, לפעמים אין לו את הכישורים לכך, ולפעמים הוא רגיל לדפוסי עבודה מסוימים וקשה לו לשנות אותם.
ב. שינוי בגבולות גזרה, שעלול להוביל למאבקי כח - לשינוי בתפקיד אחד או יותר עשויה להיות השפעה על חלוקת האחריות או חלוקת הסמכויות בין העובדים. כלומר השינוי בתפקידים בא לידי ביטוי לא רק בתפקידים עצמם, אלא גם במערכת היחסים שבין התפקידים, מה שעלול להוביל למאבקים על גבולות גזרה ולמאבקי כוח.
השורה התחתונה היא שהגדרות תפקיד יכולות להיות דינאמיות, כלומר לא מספיק להגדיר תפקידים פעם אחת, צריך להיות עם היד על הדופק ולעשות שינויים מדי פעם. אבל צריך לעשות אותם באופן מושכל ולהיות ער להשפעה שלהם.
חשוב לציין שגם תזזיתיות יתר בשינוי תפקידים לא מומלצת. שינויים תכופים מדי עלולים לרמז על חוסר יציבות ויכולים לשגע את העובדים.
3. שינוי בתהליכי העבודה
גם אם יש חלוקה טובה של משימות ותפקידים, צריך לוודא שהעבודה זורמת בין כולם באופן מתואם.
כשהמשימות משתנות והתפקידים משתנים, ברור שגם התהליכים צריכים להשתנות בהתאם. ואם לא נשנה אותם באופן יזום, הם ישתנו מעצמם, ויכול להיות שלא באופן שמשרת אותנו.
נהר שמגיעים אליו פתאום יותר מים בבת אחת ואין להם לאן לזרום – מייצר לעצמו נתיבים חדשים. באופן דומה, אם לא ניזום תהליכים, אנשים ייצרו אותם בעצמם, כל אחד לפי מה שנוח לו. במקרים כאלה, יכול להיות שלמשך תקופה מסוימת העבודה אולי תמשיך לזרום, אבל בכיוונים שעלולים להוות בעיה. למשל, לקוחות פוטנציאליים לא בהכרח יפנו לגורם הנכון, מסמכים לא יגיעו ליעדם, חיובים לא יבוצעו.
4. שינוי בהרכב האנושי ובצרכים של העובדים
גם ההרכב האנושי של החברה והצרכים של העובדים משתנים לאורך זמן. עובדים עוזבים ואחרים מצטרפים, אנשים מתפתחים מקצועית, צוברים ניסיון, והציפיות שלהם מהעבודה ומהארגון משתנות.
לשינויים האלה יש השפעה גם על מערכות היחסים, חלוקת האחריות ואופן העבודה בצוות. לא את כולם ניתן או צריך לנהל, אבל חשוב לזהות את ההשפעה שלהם ולהתאים אליה את ההתנהלות הארגונית.
5. שינוי באופן שבו המידע עובר בארגון
כשיש מעט אנשים, תקשורת פנים ארגונית היא לעיתים רחוקות נושא שצריך לעסוק בו, כי כולם מדברים אחד עם השני כל הזמן. אין הרבה אנשים אז קל יחסית לעדכן אחד את השני, ולכן איכשהו זה עובד.
אבל ככל שהחברה גדלה כבר אי אפשר שכולם ידברו עם כולם כל הזמן, ואז מתחילים קצרים בתקשורת, ומשימות לא מבוצעות כי משהו בתהליך העברת המידע הלך לאיבוד. ולכן ככל שיש יותר אנשים העברת המידע הופכת ליותר מורכבת, וכבר צריך תהליך ושיטה. (ולא, קבוצת וואצאפ זה ממש לא מספיק).
וגם בתקשורת פנים ארגונית, כמו בזרימה של תהליכי העבודה – צריך ליזום ולהגדיר את האופן שבו המידע צריך להיות מועבר, כדי שהוא יגיע למקומות הנכונים.
לסיכום: המשותף לכל התחומים האלה הוא שהם אינם משתנים בנפרד. שינוי במשימות משפיע על תפקידים, שינוי בתפקידים משפיע על תהליכים ועל גבולות האחריות, וגידול במספר העובדים משנה את האופן שבו מידע עובר בארגון.
לכן, ככל שהחברה מתפתחת, כדאי לעצור מדי פעם ולבדוק האם התפקידים, התהליכים ודרכי העבודה עדיין מתאימים למציאות הנוכחית. התאמות כאלה הן חלק טבעי מההתפתחות של הארגון ומאפשרות לצמיחה להישען על תשתית ניהולית שמתפתחת יחד איתו.
